adavida, Registration Flow + Brevo Mail-Strategie

Canvas-Flow + bestehende transaktionale Mails + Brevo-Marketing-Plan. Stand 2026-04-21.
SCHRITTUser-Aktion / Screen im Flow
TRANSAKTIONAL, DEVvom Dev-Team gebaut, direkt aus der Webseite
BREVOvia Brevo, agil anpassbar, kein Deploy
Update nach Weekly Checkin, 2026-04-21
Was sich im Drehbuch geändert hat
Client Flow, Passwort verschoben
Passwort wird nicht mehr direkt nach dem Quiz abgefragt, sondern erst beim Buchen des Termins. CTA und Welcome-Mail-Copy ändern sich von "Account aktivieren" zu "Zeig mir meine Coaches".
Vetting, Approved / Not Approved
Nach dem Vetting-Interview gibt es ein binäres Ergebnis. Bei Not Approved geht eine Absage-Mail raus, Profil wird geschlossen. Wird fest definiert mit Radu und Anna.
Kostenloses Erstgespräch
Erstes 15-min Kennenlerngespräch ist kostenlos. Muss klarer auf der Plattform kommuniziert werden und als Hauptargument in Mails stehen.
Session Reminder, 1h zusätzlich
Neben dem 24h-Reminder kommt auch ein 1h-vor-Sitzung Reminder dazu, zur Erhöhung der Show-Rate. Beide transaktional, aus dem Backend-Kalender.
Post-Call Booking Mail (kritisch)
Nach kostenlosem Erstgespräch geht automatisch eine Mail mit Coach-Kalender-Link raus, um den bezahlten Folgetermin zu triggern. Transaktional, MVP zunächst mit Link aufs Profil.
DSGVO-Check ausstehend
Matching-Ergebnisse sind Gesundheitsdaten. Speicherung für 48h/72h Retargeting-Mails muss ein Datenschutzexperte absegnen. Bis dahin sind diese Mails nur Platzhalter.
AGB-Akzeptanz in beiden Flows
Coach-Onboarding endet mit AGB-Akzeptanz. Client-Buchung umfasst AGB adavida + Behandlungsvertrag Coach. Beide Prozesse noch nicht end-to-end definiert, separates Arbeitspaket.
Rating nach Sitzung, später
0-5-Sterne Bewertung vom Client mit Auto-Ping an adavida bei niedriger Wertung ist wichtig, aber nicht MVP. Wird nach Go-Live ergänzt.
Finale Trigger-Abstimmung mit GoSocial
Sobald Prozess fix, kritischer Pfad, Liste der transaktionalen Mails plus Trigger an GoSocial (Radu, Anna). Integration bevorzugt via Brevo-API direkt, Make nur als Fallback.
Offene Action Items: Vetting Approved/Not Approved mit Radu + Anna definieren · DSGVO-Experte via RSG oder eigenes Netzwerk anfragen · Matching-Daten Storage-Frage klären · Plattform-Copy "kostenloses Erstgespräch" anpassen · Client-Flow: Passwort-Step ans Buchen verschieben · Post-Call Booking-Mail Spec an GoSocial schicken
Going Forward, nächste Schritte
Wie wir auf Basis dieser Liste weitermachen
  1. Liste der transaktionalen Mails einmal gemeinsam durchgehen.
    Daniel und Markus gleichen ab, ob die hier aufgeführten Mails vollständig sind oder ob von GoSocial noch weitere transaktionale Mails existieren, die hier fehlen. Die mit GOSOCIAL-CHECK markierten Zeilen sind Vorschläge aus dem heutigen Call, die GoSocial noch bestätigen oder ablehnen muss.
  2. Finalen Overview aufbauen (transaktional + non-transaktional).
    Optional in einer Notion-Database konsolidieren. Ziel ist ein fix definierter, von allen Seiten akzeptierter Stand, der klar trennt, was backend-seitig (fix im Prozess) und was über Brevo (agil anpassbar) läuft. Sobald die Listen stehen, verriegeln wir den Prozess.
  3. Check-in mit GoSocial ansetzen, idealerweise morgen.
    Zwei Themen: erstens die Trigger abstimmen, die das Backend feuern muss (siehe Dev-Spec-Tabelle unten), zweitens die Anbindung an Brevo klären. Bevorzugter Weg ist die Direct-Brevo-API-Integration, das ist stabiler und weniger fehleranfällig als Webhook + Make.
  4. Technische Abstimmung mit GoSocial übernimmt Janosch.
    Sobald der Scope steht, gibt Valentin das Intro an Janosch (Growth Unit, technisch tiefer). Janosch führt die Abstimmung mit Radu und Anna zur API-Umsetzung, weil er ähnliche Integrationen bei anderen Projekten schon gebaut hat.
  5. Gemeinsames Verständnis: Transaktional = fix, Non-Transaktional = agil.
    Alles, was als transaktional markiert ist, geht direkt aus dem Backend und wird nicht über Brevo angefasst. Alles, was über Brevo läuft, kann jederzeit in Copy, Timing und Visuals angepasst werden, sollte aber inhaltlich stabil bleiben, sobald der Prozess fix ist.

Canvas Flow Registration Flow

Der Flow pro Rolle, ohne Dashboards. Transaktionale Mails (Dev-Team) sind inline an den Touchpoints angehängt, an denen sie aktuell rausgehen.

Coach Flow

Test: cosmin_a29@yahoo.com / securePassword123
1, Einstieg + Registrierung
Schritt 1
Coach kommt auf die Webseite und registriert sich
Der Coach kann über mehrere Seiten einsteigen und füllt dann die Signup-Form "Werde Teil von adavida" aus.
Mögliche Einstiegsseiten
  • Public-LP "Hilfe, die zu Dir passt"
  • Coach-LP "Effizientes Praxismanagement für Coaches und Therapeut:innen"
  • Explainer "In vier Schritten zu adavida"
Registrierungs-Form
  • Vorname, Nachname, E-Mail, Profession
  • CTA "Jetzt registrieren & Onboarding starten"
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2, Profil aufbauen
Schritt 2
Passwort festlegen
Coach klickt Link aus der Welcome-Mail, setzt Passwort, bestätigt.
→
Schritt 3
Smart Import
URL der bestehenden Coach-Website eingeben. System scrapt Profil-Infos automatisch. Alternativ "Überspringen & manuell eingeben".
→
Schritt 4
Grunddaten + Verifizierung
Qualifikationsnachweis hochladen, Qualifikations-Tags auswählen.
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Schritt 5
Motivations-Check
Klientenwunsch und Startstil festlegen, Matching-Relevantes beantworten.
3, Vetting + Go-Live
Schritt 6
Vetting-Interview buchen
Coach wählt Slot im "Vetting Process" Kalender. 15-30 min Video-Call mit adavida-Team.
→
→
Schritt 7
Freigabe + Go-Live
Binäres Vetting-Ergebnis durch adavida-Team: Approved oder Not Approved. Bei Approved, Coach füllt Profil-Facelift aus (Bio, Foto, Intro-Video, AGB-Akzeptanz), Profil geht live. Bei Not Approved, automatisierte Absage-Mail, Profil wird geschlossen.

Client Flow

Test: andra.brok@gosocialdev.eu / securePassword123
1, Einstieg
Schritt 1
Client kommt auf die Webseite
Einstieg über eine der öffentlichen Seiten.
Mögliche Einstiegsseiten
  • Public-LP "Hilfe, die zu Dir passt"
  • Client-LP "Endlich die Unterstützung, die wirklich zu Dir passt"
2, Matching-Quiz
Schritt 2
Quiz durchlaufen "Finde die richtige Unterstützung"
AI-Chat mit "Lea" plus 3 Matching-Fragen.
Fragen im Quiz
  • Q1, Wie möchtest du deine Sitzungen durchführen?
  • Q2, Wie viel möchtest du pro Sitzung investieren?
  • Q3, Welcher Begleitungsstil passt zu dir?
3, Result-Gate + Ergebnis
Schritt 3
E-Mail-Eingabe "Fast geschafft!"
Nur Vorname, Nachname, E-Mail. Kein Passwort. Der Client gibt die Daten ein, um das Quiz-Ergebnis zu erhalten (Gate-Prinzip). Update 21.04.: CTA ändert sich zu "Zeig mir meine Coaches". Passwort-Setzung verschiebt sich in den Buchungsschritt.
→

Dev-Team Transaktionale Mails (Backend)

Diese Mails sollen direkt aus der adavida-Webseite laufen, transaktional (Account, Booking, Payment), nicht über Brevo. Zeilen mit GOSOCIAL-CHECK sind Vorschläge aus der heutigen Session und müssen mit GoSocial abgestimmt werden, ob sie bereits existieren oder neu gebaut werden müssen.

Authentication

MailSubjectTrigger + Inhalt
Create Account Email COPY UPDATE Willkommen bei adavida Trigger: Account angelegt. Update 21.04.: Copy muss umgestellt werden, weg von "set your password", hin zu "Zeig mir meine Coaches" (reine E-Mail-Verifizierung). Passwort-Setzung erfolgt erst beim Buchungsschritt.
Password Reset Email Reset Your Password Trigger: Passwort-Reset angefordert. Link auf Reset-Page.
Vetting Rejection Email GOSOCIAL-CHECK Entscheidung zu deiner Bewerbung Trigger: Vetting Not Approved (im Admin-Tool gesetzt). Fester Text, standardisierter Ablehnungsgrund (z. B. Qualifikationen nicht ausreichend). Profil wird geschlossen.

Booking & Payment

MailSubject / TitleTrigger + Inhalt
Appointment Cancellation Your appointment has been canceled An Client + Coach. Trigger: Termin storniert. Je separate Variante mit Namen des Gegenübers.
Appointment Rescheduling Your appointment has been rescheduled An Client + Coach. Trigger: Termin verschoben.
Stripe Checkout Success Your appointment is confirmed! Trigger: Stripe-Payment erfolgreich. "Thank you for your payment. We've received your payment and your booking is now confirmed." + Booking Details.
Session Reminder, 24h GOSOCIAL-CHECK Dein Termin morgen um {Uhrzeit} An Client + Coach, 24h vor Sitzung. Aus dem Backend-Kalender, transaktional, nicht über Brevo. Enthält Meeting-Link + Vorbereitungs-Tipps.
Session Reminder, 1h GOSOCIAL-CHECK In 1 Stunde geht's los An Client + Coach, 1h vor Sitzung. Zusätzlich zum 24h-Reminder, zur Erhöhung der Show-Rate. Backend-Kalender-Trigger.
Post-Call Booking (Folgetermin) NEU, kritisch Wie war dein Gespräch? Folgetermin buchen Trigger: Kostenloses Erstgespräch beendet (End-Call-Button gedrückt). An Client mit dynamischem Link zum Coach-Profil und / oder direkt in dessen Kalender. MVP: zunächst Link aufs Client-Profil, iterativ ausbauen zu vollem Kalenderlink.
Chat Notification You have a new message Trigger: Neue In-Platform-Nachricht. Link zurück in die Webseite.
Payment Link Email Hier bezahlen Trigger: Zahlung ausstehend. Trainer, Datum, Betrag, Zahlungs-Link.
Invoice Email (Rechnung) Trigger: Zahlung abgeschlossen. Coach, Client, Total, Paid on. PDF-Rechnung angehängt.
Settlement Email (Abrechnung) Trigger: Abrechnungsperiode. An Coach. PDF-Abrechnung angehängt.

Brevo Brevo Mails (non-transactional)

Alle Mails, die nicht transaktional sind, laufen über Brevo. Copy, Timing und Visuals agil anpassbar ohne Code-Deploy. Ziel: Coach-Profil-Completion + Client-First-Booking.
Gate-Prinzip auf Client-Seite (Update 21.04.) Im "Fast geschafft!" Step geben Clients nur Vorname, Nachname, E-Mail ein, um die Matches zu sehen. Kein Passwort mehr an dieser Stelle. Die Verifizierungs-Mail hat nur den Zweck, dass der User die Matches angezeigt bekommt (Link-Klick). Passwort wird erst beim Buchen des Termins gesetzt. Stärkster Conversion-Hebel: kostenloses 15-min Erstgespräch.

Coach, Hauptziel: Profil vollständig ausfüllen

Fokus-KPI: % der Coaches, die nach Signup das vollständige Onboarding abschließen (Smart Import + Docs + Motivations-Check + Vetting-Interview + Facelift). Brevo-Mails nudgen an jedem Hängepunkt.
Priorität Typ Trigger Mail (Arbeitstitel) Ziel
P1 ONBOARDING 1h nach Passwort gesetzt "So holst du das Maximum aus deinem Profil" Einstieg framen, 4 Tasks erklären, Smart Import motivieren
P1 DROPOUT 24h nach Passwort gesetzt, Smart Import nicht gestartet "Smart Import macht's in 2 Minuten" Friction senken, direkten CTA setzen
P1 DROPOUT 48h nach Smart Import, keine Dokumente hochgeladen "Nur noch Docs fehlen für deine Freigabe" Verifikations-Schritt pushen
P1 DROPOUT 48h nach Doc-Upload, Motivations-Check offen "Schließe deinen Motivations-Check ab, 3 Minuten" Profil-Completion erzwingen
P1 DROPOUT 48h nach Motivations-Check, kein Vetting-Interview gebucht "Letzter Schritt, buche dein Experten-Interview" Finalen Bottleneck auflösen
P2 NURTURING 24h vor Vetting-Interview "So bereitest du dich aufs Interview vor" No-Show senken, Qualität heben
P2 ACTIVATION Coach durch Team freigegeben "Willkommen im Club, Profil-Facelift starten" Motivations-Push, Facelift-CTA
P1 DROPOUT 72h nach Freigabe, Facelift unvollständig "10 Minuten bis dein Profil live geht" Go-Live erzwingen
P2 ACTIVATION Profil live "Dein Profil ist online, so kommen die ersten Anfragen" Erwartungen setzen, Handlungsanleitung
P3 RETENTION 7 Tage live, 0 Sitzungsanfragen erhalten "Wie du schneller die ersten Clients gewinnst" Activation, Tipps zur Profil-Optimierung
P3 RETENTION Monatlich aktiv Monats-Recap "Deine Zahlen im Überblick" Engagement, Social Proof

Client, Hauptziel: erstes Beratungsgespräch buchen

Fokus-KPI: % der Clients, die nach Quiz-Completion innerhalb 7 Tagen ihren ersten Termin buchen. Brevo-Mails pushen Richtung Booking, nachdem die transaktionale Result-Mail raus ist.
Priorität Typ Trigger Mail (Arbeitstitel) Ziel
P1 CONVERSION 24h nach Result-Mail, keine Buchung "So läuft dein kostenloses Erstgespräch ab" Hürden nehmen, Free-First-Call klar machen, Ablauf erklären
P1 CONVERSION 48h, keine Buchung "Diese Coaches passen zu dir" (Matches erneut) (DSGVO-Check offen) Matches wiederholen, direktes Buchen erleichtern. Setzt Speicherung der Matching-Ergebnisse voraus, mit Datenschutzexperte klären.
P2 NURTURING 72h, keine Buchung "Noch nicht der Passende dabei? Quiz neu starten" Alternativer Pfad, neues Matching. Filter-Anpassung entfällt falls keine Speicherung der Antworten zulässig.
P2 NURTURING 5 Tage, keine Buchung "Wann ist der richtige Zeitpunkt?" Use-Case-Edu, Vertrauen bauen, optional Cluster-spezifisch (DSGVO-abhängig)
P1 CONVERSION 7 Tage, keine Buchung "Dein kostenloses Erstgespräch, heute noch" Urgency-Push mit Free-First-Call als Zugpferd
P3 RETENTION Laufender Newsletter Adavida-Newsletter, regelmäßiger Versand Nach Ablauf der Nurturing-Sequenz übernimmt der Newsletter die Langzeit-Bespielung.

Dev-Spec Trigger, die das Dev-Team liefern muss

Jeder Brevo-Trigger braucht einen Touchpoint auf der adavida-Webseite. Unten zuerst der Trigger-Überblick, danach die Integrations-Optionen und technischen Anforderungen.

Trigger-Überblick

Rolle Event-Name Custom-Field-Update (Brevo) Zweck
Coachcoach_signup_submittedstatus = leadSignup erfasst, Transaktional-Welcome läuft über Dev
Coachcoach_account_verifiedstatus = account_verified, verified_atStartet P1 Onboarding-Mail nach 1h
Coachsmart_import_donestatus = import_done, import_atDropout-Timer für Docs
Coachdocs_uploadedstatus = docs_submitted, docs_atTimer für Motivations-Check
Coachmotivation_check_donestatus = profile_completeTimer für Interview-Buchung
Coachinterview_bookedstatus = interview_scheduled, interview_atReminder 24h vorher
Coachcoach_approvedstatus = coach_approvedActivation-Mail + Facelift-Timer
Coachprofile_livestatus = coach_live, live_atTimer für erste Anfragen-Recap
Coachvetting_decision NEUvetting_result = approved | not_approvedApproved → Activation-Mail + Facelift-Timer. Not Approved → transaktionale Absage-Mail, Profil schließen.
Coachsession_requested_infirst_request_at, counterRetention, 0 Anfragen nach 7 Tagen
Clientclient_quiz_submittedstatus = lead, quiz_mode, quiz_budget, quiz_style, match_1/2/3_id (DSGVO)Startet Conversion-Sequence. Match-IDs nur speichern falls datenschutzrechtlich zulässig.
Clientclient_email_verified UMGESTELLTstatus = email_verifiedNach Klick auf Mail-Link. Passwort wird hier noch NICHT gesetzt.
Clientclient_password_set NEUstatus = client_verifiedErst beim Buchungsschritt. Löst finale Buchungs-Bestätigung aus.
Clientsession_requestedlast_request_atStoppt Conversion-Sequence
Clientsession_confirmednext_session_atReminder 24h + 1h vorher (transaktional)
Clientfirst_call_completed NEU, kritischlast_free_call_at, coach_id, follow_up_status = not_setTrigger nach End-Call-Button. Löst Post-Call Booking-Mail mit Coach-Link aus, MVP: Link aufs Profil.
Clientsession_completedlast_session_at, session_countFeedback-Mail + Folgetermin-Push
Option A, Direct Brevo API (bevorzugt)
Dev-Team ruft Brevo-API direkt auf, schreibt Custom-Fields am Contact. Brevo-Automation triggert auf Field-Change. Weniger Layer, weniger Fehlerquellen, kein Make dazwischen.
Option B, Webhook → Make → Brevo
Dev-Team feuert Webhook an Make-Endpoint. Make schreibt Brevo-Feld. Flexibler bei komplexen Transformationen, Debugging via Make-History.

Technische Anforderungen